Cách phân biệt giữa ưu tiên và cần thiết
Thời gian là một tài nguyên quý giá và mỗi ngày chúng ta đều có vô vàn công việc phải làm. Để quản lý thời gian một cách hiệu quả, việc phân loại công việc theo mức độ ưu tiên và cần thiết là rất cần thiết. Tuy nhiên, có rất nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ khái niệm này và dễ dàng lẫn lộn giữa ưu tiên và cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách phân biệt giữa ưu tiên và cần thiết để có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Ưu tiên là gì?
Ưu tiên là sự quyết định đầu tiên trong việc xác định xem công việc nào nên được thực hiện trước và công việc nào nên được thực hiện sau. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý thời gian. Trong một ngày, chúng ta có thể có rất nhiều công việc cần phải làm, nhưng không thể làm được tất cả trong một lúc. Vì vậy, việc ưu tiên sẽ giúp chúng ta xác định công việc nào là quan trọng hơn và cần được hoàn thành trước. Điều này sẽ giúp chúng ta tập trung vào các công việc quan trọng hơn và đảm bảo thời gian được sử dụng hiệu quả.
Cần thiết là gì?
Trái ngược với ưu tiên, cần thiết là sự xác định công việc nào là cần phải được làm. Điều quan trọng cần nhớ là tất cả công việc đều có tính cần thiết. Tuy nhiên, cần thiết không phải là mức độ quan trọng của công việc mà là sự cần thiết trong việc hoàn thành công việc đó để đạt được mục tiêu cụ thể.
Sự khác biệt giữa ưu tiên và cần thiết
Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai khái niệm này, chúng ta cùng xem một ví dụ dưới đây:
Imagine, bạn là một nhân viên bận rộn của một công ty đa quốc gia. Bạn có ba công việc cần phải hoàn thành ngay hôm nay: gọi điện cho khách hàng quan trọng, hoàn tất báo cáo tháng và đón đứa con nhỏ của bạn từ trường. Tất cả ba việc này đều có tính cần thiết và quan trọng đối với bạn, nhưng vì lí do nào đó, bạn chỉ có thể làm được hai trong số ba việc này. Bây giờ, bạn cần quyết định công việc nào là cần thiết và công việc nào là ưu tiên.
Trong trường hợp này, gọi điện cho khách hàng quan trọng là công việc cần thiết vì đó là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của bạn và nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn giữ được khách hàng hay không. Báo cáo tháng cũng là công việc cần thiết vì nó là báo cáo hàng tháng của công ty và giúp bạn theo dõi kết quả kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, trong trường hợp này, nếu bạn không hoàn thành đúng thời hạn, công việc này có thể được hoãn lại một vài giờ hoặc một ngày. Cuối cùng, đón đứa con của bạn từ trường là công việc cần thiết vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến gia đình và sức khỏe tinh thần của bạn.
Tóm lại, gọi điện cho khách hàng quan trọng và đón đứa con từ trường đều là công việc cần thiết và nếu không làm được cả hai, bạn có thể dành thời gian bù đắp vào buổi tối hoặc qua ngày kế tiếp. Báo cáo tháng cũng cần thiết nhưng có thể được hoãn lại một chút nếu bạn đang phải xử lý những tình huống khẩn cấp.
Cách phân biệt công việc ưu tiên và cần thiết
Để phân biệt đúng giữa công việc ưu tiên và cần thiết, bạn cần xác định rõ mục tiêu của mình và làm rõ các công việc có liên quan. Sau đây là một số gợi ý giúp bạn phân biệt công việc ưu tiên và cần thiết một cách hiệu quả:
1. Xác định mục tiêu của bạn: Một khi bạn đã có mục tiêu cụ thể, việc phân loại công việc sẽ dễ dàng hơn. Mục tiêu càng rõ ràng thì việc phân biệt công việc càng dễ dàng.
2. Đánh giá tính cần thiết và quan trọng của từng công việc: Đối với mỗi công việc, bạn nên đánh giá mức độ cần thiết và quan trọng của nó đối với mục tiêu của bạn. Bạn có thể đánh giá bằng cách đặt câu hỏi: “Việc này cần phải làm ngay bây giờ hay không?” và “Việc này có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của tôi hay không?”.
3. Đánh giá tính khẩn cấp: Nếu công việc có tính khẩn cấp, nó có thể được coi là ưu tiên hơn công việc cần thiết. Tuy nhiên, nếu không có công việc nào có tính khẩn cấp, hãy đánh giá mức độ cần thiết của từng công việc để quyết định công việc nào nên được làm trước.
4. Sử dụng bảng điều khiển quản lý công việc: Sử dụng một bảng điều khiển quản lý công việc như Asana, Trello hoặc Google Tasks sẽ giúp bạn theo dõi và phân loại công việc dễ dàng hơn.
Tổng kết
Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, việc quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết. Để làm được điều này, chúng ta cần phân biệt rõ sự khác biệt giữa công việc ưu tiên và cần thiết. Bằng cách đánh giá tính cần thiết và tính khẩn cấp của từng công việc, cùng với việc tập trung vào mục tiêu cụ thể, chúng ta có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả và đạt được nhiều thành công hơn trong công việc và cuộc sống.