Những cuộc đàm phán xảy ra hàng ngày trong cuộc sống của chúng ta, từ việc thương thuyết giá mua bán đến việc thuyết phục đồng nghiệp và đối tác tham gia một dự án mới. Trong mỗi cuộc đàm phán, sự đạt được của chúng ta phụ thuộc rất nhiều vào khả năng lắng nghe hiệu quả của chúng ta. Kỹ năng lắng nghe là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tạo nên một cuộc đàm phán thành công. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong đàm phán và cách áp dụng để trở thành một người lắng nghe tích cực và thông cảm.
Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong đàm phán
Để đi đầu trong cuộc đàm phán, nhiều người có xu hướng muốn trình bày quan điểm của mình và không để ai chen vào hoặc làm gián đoạn. Tuy nhiên, việc này đôi khi có thể khiến ta bỏ lỡ thông tin quan trọng và dẫn đến một cuộc đàm phán không hiệu quả.
Kỹ năng lắng nghe đòi hỏi sự tập trung cao và sự cởi mở trong việc tiếp thu những thông tin mới. Chỉ khi ta nghe, ta mới thực sự có thể hiểu được lập trường, quan điểm và nhu cầu của đối tác. Nếu chỉ lo lắng cho việc ra lệnh và thể hiện ý kiến của mình, ta đang bỏ quá nhiều thời gian và năng lượng vào việc lên kế hoạch để phản biện và thỏa hiệp ở một cuộc đàm phán mà ta chưa được hiểu rõ.
Kỹ năng lắng nghe cũng giúp chúng ta tạo được sự tin tưởng và hiểu biết về người đối diện. Khi chúng ta tỏ ra quan tâm và lắng nghe, đối tác cũng sẽ cho chúng ta sự tôn trọng và sẵn sàng chia sẻ thông tin cần thiết. Điều này giúp tạo ra một môi trường hợp tác và đem lại kết quả tốt hơn trong quá trình đàm phán.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lắng nghe hiệu quả
Trước khi tìm hiểu cách áp dụng kỹ năng lắng nghe tích cực và thông cảm, chúng ta cần thấu hiểu những yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến việc lắng nghe hiệu quả. Có ba yếu tố chính cần lưu ý là sự tập trung, yêu cầu đối tác và kiểm soát cảm xúc.
Sự tập trung
Để đạt hiệu quả trong việc lắng nghe, ta cần đảm bảo rằng mình đang tập trung hoàn toàn vào người nói. Khi đang đàm phán, ta nên tắt đèn thông báo và không sử dụng điện thoại. Nếu có thể, hãy di chuyển đến một không gian yên tĩnh và không có nhiều người để hạn chế sự xao lãng. Điều quan trọng là ta phải lắng nghe hết lòng và miễn cưỡng, kể cả khi những gì đối tác nói không hấp dẫn.
Yêu cầu đối tác
Một trong những yếu tố tạo ra một cuộc đàm phán hiệu quả là khả năng hỏi đối tác các câu hỏi thích hợp. Điều này không chỉ giúp ta hiểu rõ hơn và tạo ra sự tương tác trong cuộc đàm phán mà còn cho đối tác cơ hội để đưa ra quan điểm và tìm cách tạo ra những lời giải thích rõ ràng hơn.
Kiểm soát cảm xúc
Trong một cuộc đàm phán, các cảm xúc thường bùng nổ trên cả hai phía. Tuy nhiên, để đảm bảo sự hiệu quả của việc lắng nghe, ta cần kiểm soát cảm xúc của mình và không để chúng chi phối cuộc đàm phán. Nếu ta bị mất kiểm soát và bày tỏ cảm xúc quá mạnh mẽ, đôi khi sẽ dẫn đến việc nhiễu loạn hoặc thậm chí ngăn cản quá trình đàm phán.
Cách áp dụng kỹ năng lắng nghe tích cực và thông cảm
#1. Listening with Empathy (Lắng nghe bằng sự thông cảm)
Lắng nghe bằng sự thông cảm có nghĩa là ta thể hiện sự quan tâm và trân trọng đối tác bằng cách tập trung hoàn toàn vào những gì họ đang nói. Ta nên chú ý đến ngôn từ cơ thể của đối tác, cảm nhận sự thoả mãn hay bất mãn, và đưa ra những dấu hiệu phản hồi thích hợp như cười, gật đầu hoặc phát âm thêm. Điều này giúp tạo sự tương tác tích cực và giúp đối tác cảm thấy thoải mái hơn khi trình bày quan điểm của họ.
#2. Asking Clarifying Questions (Đặt câu hỏi để làm rõ)
Việc đặt câu hỏi là cách tốt nhất để hiểu rõ hơn về quan điểm của đối tác và tạo sự tương tác trong cuộc đàm phán. Những câu hỏi như “Bạn có thể giải thích rõ hơn không?” hay “Tại sao bạn lại có quan điểm đó?” giúp ta tạo cơ hội cho đối tác để đưa ra những lời giải thích rõ ràng hơn và giúp ta hiểu định hướng của họ.
#3. Summarizing (Tóm tắt)
Thông thường, một cuộc đàm phán kéo dài và chứa nhiều thông tin, đặc biệt khi có sự tranh luận giữa các bên. Để đảm bảo ta hiểu đúng và không bỏ lỡ thông tin quan trọng, ta nên tóm tắt lại những gì đối tác đã trình bày. Điều này cũng giúp tạo sự tương tác tích cực và cho đối tác biết ta có quan tâm và đã theo dõi sát sao.
#4. Avoiding Interruptions (Tránh làm gián đoạn)
Để lắng nghe hiệu quả, ta nên tránh làm gián đoạn đối tác khi họ chưa hoàn tất thông điệp của mình. Thay vì gián đoạn và đưa ra ý kiến của mình, ta nên ghi nhận lại và đưa ra phản hồi sau khi đối tác đã hoàn tất.
#5. Controlling Emotions (Kiểm soát cảm xúc)
Cuối cùng, để đảm bảo sự lắng nghe hiệu quả, ta cần kiểm soát cảm xúc của mình. Hãy nhớ rằng, ta không phải lúc nào cũng đồng ý với quan điểm của đối tác, nhưng ta vẫn có thể tôn trọng và lắng nghe để hiểu họ. Nếu có sự bất đồng quá lớn, hãy giải quyết sau khi cuộc đàm phán kết thúc.
Kết luận
Trong mỗi cuộc đàm phán, kỹ năng lắng nghe là một yếu tố quan trọng để tạo nên thành công. Việc áp dụng kỹ năng lắng nghe tích cực và thông cảm giúp ta hiểu rõ hơn quan điểm của đối tác và tạo sự tương tác tích cực, từ đó cải thiện kết quả của cuộc đàm phán. Hãy áp dụng những cách thức trên và trở thành một người lắng nghe tốt, đồng thời tạo nên một môi trường hợp tác dễ dàng trong mỗi cuộc đàm phán.