Khái niệm về việc quan trọng và việc khẩn cấp
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ và công việc đang chờ đợi được thực hiện. Tuy nhiên, có những lúc chúng ta bị cuốn vào những việc khẩn cấp mà quên đi những việc thật sự quan trọng. Điều này có thể làm cho chúng ta mất thời gian, sức lực và cảm thấy bị áp lực. Vì vậy, việc phân biệt giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp là rất quan trọng để có thể quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn. Nhưng bạn đã hiểu rõ về định nghĩa của hai khái niệm này chưa?
Theo Cambridge Dictionary, việc quan trọng được định nghĩa là “việc hoặc thứ gì đó có giá trị quan trọng hoặc cần thiết”. Trong khi đó, việc khẩn cấp được định nghĩa là “việc không thể chờ đợi được, cần được thực hiện ngay lập tức”. Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai khái niệm này, chúng ta cần phân tích và xét ví dụ cụ thể.
Phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp
Việc quan trọng thường là những nhiệm vụ và công việc mang lại giá trị lâu dài và ảnh hưởng đến mục tiêu chung của chúng ta. Đây là những nhiệm vụ có tính chiến lược như lập kế hoạch cho tương lai, quản lý tài chính hoặc đầu tư vào bản thân để phát triển kỹ năng. Việc quan trọng cũng có thể là những nhiệm vụ hàng ngày như làm việc hiệu quả, duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất, quan tâm đến gia đình và bạn bè.
Trái lại, việc khẩn cấp thường là những nhiệm vụ và công việc cần được thực hiện ngay lập tức để giải quyết các vấn đề hiện tại hoặc để đảm bảo sự tiếp tục của hoạt động kinh doanh. Đây có thể là việc xử lý các sự cố, trả lời email của khách hàng hoặc đáp ứng các yêu cầu của cấp trên. Các việc khẩn cấp thường gây ra áp lực và thường xuyên xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày.
Ví dụ, bạn có một bài kiểm tra lớn đang đến gần và trong cùng một thời điểm, bạn cũng nhận được một cuộc điện thoại từ một người bạn yêu cầu bạn giúp đỡ trong việc sửa chữa một thiết bị điện tử. Trong trường hợp này, việc làm bài kiểm tra là việc quan trọng vì nó ảnh hưởng đến điểm số và học tập của bạn trong tương lai. Trong khi đó, việc giúp đỡ người bạn là việc khẩn cấp nhưng có thể được lùi lại để bạn có đủ thời gian và tập trung vào bài kiểm tra.
Hướng dẫn cách nhận biết và xử lý việc quan trọng và việc khẩn cấp
Để nhận biết được việc quan trọng và việc khẩn cấp, chúng ta cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các nhiệm vụ và công việc trước khi đưa ra quyết định đưa ra hành động. Dưới đây là một số bước hướng dẫn cách nhận biết và xử lý việc quan trọng trước và tránh bị cuốn vào việc khẩn cấp không quan trọng.
Bước 1: Phân tích và ưu tiên các công việc
Quan trọng nhất là bạn cần phải đưa ra danh sách tất cả các nhiệm vụ và công việc đang chờ đợi bạn và xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng việc. Một cách đơn giản để làm điều này là sử dụng ma trận ưu tiên (quan trọng-khẩn cấp) để xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ và công việc.
Bước 2: Đưa ra quyết định
Sau khi phân tích và ưu tiên các công việc, bạn có thể đưa ra quyết định về việc cần làm trước. Nếu công việc nào có tính quan trọng cao hơn và ảnh hưởng đến mục tiêu chung của bạn, đó chắc chắn là việc cần phải làm đầu tiên.
Bước 3: Quản lý thời gian và hạn chế hoạt động không quan trọng
Nếu bạn phải đối mặt với nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, bạn có thể sử dụng các chiến lược quản lý thời gian để làm nhanh và hiệu quả hơn. Hơn nữa, hãy hạn chế hoạt động không quan trọng hoặc không cần thiết để có thể cân bằng việc làm các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Bước 4: Không bị cuốn vào việc khẩn cấp không quan trọng
Hãy luôn nhớ rằng việc khẩn cấp và quan trọng không phải là một. Nếu có một nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn có thể yêu cầu hoãn lại hoặc tìm cách đưa nó cho người khác hoàn thành. Điều này sẽ giảm bớt áp lực và giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ thật sự quan trọng.
Kết luận
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường bị áp lực bởi những công việc khẩn cấp mà không nhận ra việc quản lý thời gian và công việc quan trọng là rất quan trọng. Việc phân biệt giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp sẽ giúp chúng ta cân bằng và hiệu quả hơn trong công việc và cuộc sống. Hãy áp dụng những bước hướng dẫn trên để có thể đảm bảo rằng chúng ta không bị cuốn vào những việc khẩn cấp không quan trọng và tập trung vào việc quan trọng trước.