*
Giới thiệu về phương pháp Eisenhower
Khi bước vào thế kỷ 20, Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower đã phát triển một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất của mình. Đó là ma trận Eisenhower, một công cụ hữu ích trong việc quản lý ưu tiên và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Ma trận Eisenhower được xây dựng dựa trên định luật Pareto, hay còn gọi là nguyên tắc 80/20. Theo đó, 20% công sức đầu tư sẽ đem lại 80% thành quả. Nguyên lý này cũng được áp dụng trong quản lý thời gian, khi chúng ta nên tập trung vào những việc quan trọng nhất và bỏ qua những việc không mang lại giá trị.
Theo Tổng thống Eisenhower, có hai yếu tố quan trọng trong việc đạt được thành công và cân bằng trong cuộc sống, đó là ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả. Và ma trận Eisenhower là giải pháp hoàn hảo cho cả hai yếu tố này.
Cách sử dụng ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower được xây dựng dựa trên hai chiều: mức độ quan trọng và sự khẩn cấp. Bằng cách phân loại công việc vào các khung giờ khác nhau, chúng ta có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả và đạt được cân bằng trong cuộc sống.
Mức độ quan trọng
Mức độ quan trọng của một công việc có thể được đánh giá bằng cách đặt câu hỏi: công việc này có mang lại giá trị lớn cho mục tiêu chung của tôi hay không? Nếu câu trả lời là “có”, công việc đó được xem là quan trọng và cần được đưa vào ma trận Eisenhower.
Sự khẩn cấp
Sự khẩn cấp là một yếu tố khác mà chúng ta cần xem xét khi sắp xếp công việc. Sự khẩn cấp đề cập đến mức độ cần thiết phải hoàn thành công việc đó trong thời gian gần nhất. Nó có thể được xác định bằng cách đặt câu hỏi: công việc này có thể đợi hay không? Nếu câu trả lời là “không”, công việc đó là khẩn cấp và cần được ưu tiên đặt vào ma trận Eisenhower.
Ma trận Eisenhower
Sau khi đã xác định mức độ quan trọng và sự khẩn cấp cho từng công việc, chúng ta sẽ tiến hành phân loại chúng vào các ô khác nhau của ma trận Eisenhower, gồm có:
Ô quan trọng và khẩn cấp
Các công việc được xếp vào ô này là các việc cần được hoàn thành ngay lập tức. Chúng ta nên ưu tiên thực hiện các công việc này trước hết và tập trung tối đa vào chúng.
Ô quan trọng, nhưng không khẩn cấp
Các công việc được xếp vào ô này là những việc có giá trị và mang lại đóng góp lớn cho mục tiêu chung của chúng ta nhưng không cần phải hoàn thành ngay lập tức. Chúng ta có thể dành thời gian và tài nguyên để thực hiện các công việc này sau khi đã hoàn thành các công việc khẩn cấp.
Ô không quan trọng, nhưng khẩn cấp
Các công việc được xếp vào ô này là những công việc cần thiết và có mức độ khẩn cấp, nhưng không có giá trị lớn cho mục tiêu chung. Chúng ta có thể xem xét để giao phó cho những người khác hoặc dành ít thời gian và nỗ lực nhất có thể để hoàn thành chúng.
Ô không quan trọng và không khẩn cấp
Các công việc được xếp vào ô này là những việc không có giá trị và cũng không cần thiết phải hoàn thành ngay lập tức. Chúng ta có thể xem xét để loại bỏ hoặc đưa vào danh sách “đề xuất” cho thời gian rảnh.
Khi đã xếp các công việc vào các ô tương ứng, chúng ta sẽ có một cái nhìn tổng quan về tình trạng công việc của mình. Từ đó, chúng ta có thể tập trung và đầu tư vào những việc quan trọng nhất và đạt được sự cân bằng trong cuộc sống.
Tại sao nên sử dụng ma trận Eisenhower?
Được đánh giá cao bởi các chuyên gia
Ma trận Eisenhower đã được nhiều chuyên gia về quản lý thời gian đánh giá cao và áp dụng trong quản lý và lãnh đạo. Tháng 5 năm 2015, Harvard Business Review đã đánh giá ma trận Eisenhower là một trong những chiến lược quản lý thời gian hiệu quả nhất.
Tiết kiệm thời gian và nỗ lực
Ma trận Eisenhower giúp chúng ta tập trung vào những việc quan trọng và cần thiết nhất. Việc phân loại và ưu tiên các công việc giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực để hoàn thành các công việc một cách hiệu quả.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Việc quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower giúp chúng ta đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Bằng cách tập trung và đầu tư vào những việc quan trọng và thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn, chúng ta có thể tránh bị áp lực và stress trong công việc.
Tips: Làm thế nào để sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả?
Đặt thói quen sử dụng ma trận
Để có thể sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả, chúng ta cần đặt thói quen sử dụng nó trong công việc hàng ngày. Bằng cách làm việc với ma trận Eisenhower thường xuyên, chúng ta sẽ trở nên quen thuộc và tự động áp dụng trong công việc.
Xác định mục tiêu và ưu tiên riêng
Khi ứng dụng ma trận Eisenhower, chúng ta nên xác định rõ mục tiêu và ưu tiên cá nhân của bản thân, để có thể phân loại và ưu tiên những việc quan trọng nhất trong từng ô của ma trận.
Thực hiện và tuân thủ kế hoạch
Việc lập kế hoạch và sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower chỉ là bước đầu tiên. Để đạt được hiệu quả, chúng ta cần thực hiện và tuân thủ kế hoạch một cách nhất quán. Tập trung vào công việc ưu tiên và hoàn thành chúng trước khi bắt đầu công việc khác.
Kết luận
Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả và hữu ích trong việc đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Bằng cách áp dụng ma trận này, chúng ta có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất và đạt được thành công trong công việc và cuộc sống. Hãy bắt đầu sử dụng ma trận Eisenhower ngay hôm nay để đạt được sự hiệu quả và cân bằng trong cuộc sống!